Гибкость процессов — основа современного бизнеса. Потребители ищут компании, которые предлагают качественные, при этом быстрые сервис и обслуживание. Первый шаг в повышении производительности и автоматизации вашей организации — переход на электронные квитанции.

Особенности квитанций в электронном виде

Начнем с того, что это вообще за документ. По сути квитанция — это доказательство купли – продажи, которое защищает обе стороны сделки. Когда происходит покупка товара в магазине, компания и клиент получают подтверждение оплаты в виде финансовой выписки.

Еще несколько лет назад квитанции имели только физический вид, т. е. их печатали на бумаге. Продавец должен был хранить квитанцию, чтобы отслеживать свои финансы. А покупателю рекомендовалось не выбрасывать чек до окончания гарантийного срока.

Сейчас все больше организаций совершают переход на электронные квитанции — полноценный аналог традиционных выписок, но в цифровом формате.

Визуально и по содержанию они ничем не отличаются от бумажных, но приходят в личный кабинет пользователя, на имейл, в мессенджер или по SMS. Такие электронные документы легче хранить, к ним можно получить доступ из любого девайса, они экологичнее. В юридическом плане имеют такую же силу и способны защитить как продавца, так и покупателя.

Что делать, если у компании нет бухгалтерского программного обеспечения

Как правило, квитанции в электронном виде формируются автоматически. Все, что вам нужно сделать, — отправить счет клиенту и позволить закрыть его с помощью онлайн-платежа.

Если у вас нет бухгалтерского программного обеспечения, вы можете создать собственную типовую квитанцию с переменными значениями, которая будет отправляться пользователю после оплаты продукта.

В сообщении указывают:

• Название/артикул товара или услуги.
• Количество каждого товара или услуги.
• Цена каждого товара или услуги.
• Общая цена продажи (без налога).
• Ставка и сумма налога.
• Общая стоимость с НДС.

Дальше вы как продавец должны отправить покупателю квитанцию в электронном виде. Многие компании используют для этого имейл, но, как показывает практика, текстовое сообщение — более надежный и приемлемый способ. 

Во-первых, далеко не все потребители имеют электронный адрес. Во-вторых, доступ к аккаунту предполагает наличие интернета. К тому же в электронной почте письму легче затеряться или попасть в спам.

Телекоммуникационная компания Decision Telecom предлагает удобный сервис отправки транзакционных SMS. Где бы ни находились ваши клиенты, из какой бы точки ни делали заказы, повышайте качество обслуживания с помощью перехода на электронные квитанции!